Es fácil administrar las tareas de su trabajo que su gerente le puede encomendar al comienzo de cada semana sin el uso de ninguna herramienta. El asunto no excede la prioridad de estas tareas a su vez, y luego distribuirlas de acuerdo con el cronograma de veces, y trabajar en ellos uno por uno hasta que estén todos implementados, pero al administrar proyectos, el asunto no es tan fácil, entonces necesitará trabajar en muchas tareas y hacer un seguimiento de todos los pequeños y grandes detalles relacionados con los procesos funcionales, administrativos y operativos del proyecto.

Tareas como la supervisión de la implementación del plan de trabajo, el seguimiento de los recursos financieros, las relaciones públicas, el marketing, los clientes, los recursos humanos, los asuntos legales y muchas otras tareas requieren un seguimiento y supervisión permanente de su parte como gerente o gerente de proyecto. Incluso en los casos en los que haya un especialista responsable de cada una de estas y otras tareas, usted, como gerente responsable, debe hacer un seguimiento con estas personas y obtener informes periódicos sobre el progreso del trabajo y sus últimos desarrollos. Lo que puede hacer que la gestión de un proyecto sea una carga que no es fácil para nadie y, a pesar de las altas habilidades organizativas y administrativas que pueda tener, encontré ayudas para este propósito conocidas como herramientas de gestión de proyectos.

¿Qué pueden proporcionar las herramientas de gestión de proyectos?

Unas buenas herramientas de gestión de proyectos facilitarán el proceso de gestión del proyecto en su conjunto, ya sea para los jefes de proyecto o para otros miembros del equipo de trabajo. La gestión de un proyecto requiere mantener informados e informados a los miembros del equipo de todos los desarrollos del trabajo y las tareas que se les asignen, ya sea en términos de fechas de entrega y discusiones de seguimiento u observaciones y modificaciones que puedan ser necesarias para una tarea, y esto requiere de una comunicación y un seguimiento constante con todos los integrantes del equipo, y aquí viene el papel de dichas herramientas para facilitar la comunicación y el seguimiento de las operaciones y hacerlo más efectivo y eficiente y ahorrar tiempo y esfuerzo sin la necesidad de comunicarse con cada persona de manera individual.

Más bien, estas herramientas representan un espacio común para todos los encargados del proyecto, permitiéndoles comunicarse, compartir, visualizar y hacer un seguimiento de todo lo relacionado con el proyecto de primera mano, sin necesidad de correos electrónicos o programas de chat que consumen mucho. del tiempo y el enfoque de los trabajadores. Los equipos que no utilizan herramientas de gestión y comunicación en el lugar de trabajo envían un promedio de 300 correos electrónicos por semana como mensajes internos dentro de un equipo, y se necesitan más de dos horas al día para leer y responder esos correos electrónicos, por lo que era importante confiar en herramientas de gestión de proyectos para acelerar el trabajo.

Además, estas herramientas pueden rastrear las tareas en las que está trabajando cada persona del equipo, conocer las tareas que se han completado y lo que se espera lograr pronto, si hay alguna presión de trabajo en el equipo, cuál de las personas tiene mucho tiempo para trabajar más. Las tareas están de acuerdo con el último trabajo que se les ha asignado, y todo esto con solo mirar el panel de control de la herramienta utilizada y sin necesidad de consultas directas por parte de las personas interesadas.

Gracias a todas estas características y ventajas que brindan estas herramientas y la resultante flexibilidad, agilización y facilidad de control de los procesos administrativos de los proyectos y haciéndolos más eficientes, efectivos y productivos, los entornos de trabajo en la actualidad están siendo testigos de una mayor demanda por el uso de plataformas de trabajo en equipo y herramientas de gestión de proyectos. Las estadísticas indican que 7 de cada 10 proyectos técnicos utilizan una de las herramientas de gestión de proyectos, alrededor del 97% de esos proyectos dijeron que el uso de estas herramientas les permitió atender a más clientes y hacerlos más eficientes y productivos a una tasa del 12%. más que cuando no se utilizaron Cualquiera de estas herramientas. ¿Cuáles son las mejores herramientas que se pueden utilizar en la gestión de cualquier tipo de proyecto, ya sea pequeño, mediano o grande, y en cualquier campo?

1. Yo

La herramienta Ana es la primera herramienta árabe de este tipo para la gestión de proyectos y la gestión remota de equipos, desarrollada por Hassoub Company, que proporciona un grupo de proyectos de Internet que sirven a usuarios árabes de todo el mundo y ejecuta las dos plataformas independientes árabes independientes más grandes y Five. Ana es una herramienta que reúne todo lo necesario para gestionar tus proyectos y tu equipo de forma remota, a través de una interfaz fácil de usar a través de la cual puedes construir y personalizar paneles que se adapten a tu estilo de trabajo.

Con esta herramienta, puede crear diferentes paneles para cada proyecto en el que está trabajando y compartir estos paneles con su equipo. Dentro de estos paneles, puede agregar diferentes aplicaciones que se adapten a la naturaleza del proyecto, desde estas aplicaciones; Aplicación de lista de tareas pendientes y aplicación de notas que le permite tomar notas y documentos con un editor avanzado.

Además, la aplicación de chat a través de la cual puede comunicarse con las personas que participan en el tablero y realizar un seguimiento del flujo de trabajo en un solo lugar, y la aplicación de carpetas que le permite compartir archivos de todo tipo, organizarlos en carpetas y compartirlos con el equipo de forma segura. . Una aplicación favorita para agregar sitios que estén interesados ​​en el contenido que proporciona. Y una aplicación de lectura de noticias que le muestra automáticamente las últimas actualizaciones de los sitios que le interesan en su campo. Y la aplicación de sonidos silenciosos que le ayuda a concentrarse en sus tareas mientras trabaja y otras aplicaciones.

Me proporciona todas las herramientas que necesita para facilitar la gestión y el seguimiento del crecimiento de su proyecto y conectarse con el resto del equipo en un solo lugar para centrarse en las tareas y aumentar la productividad. Esta herramienta es adecuada para proyectos pequeños y grandes y es actualmente completamente gratis.

2. Mesa de aire

Airtable es utilizado por más de 30.000 proyectos, empresas y organizaciones pequeñas, medianas y grandes, ya que permite a los usuarios gestionar sus proyectos y organizar las tareas en las que trabajan según lo que se conoce como bases de datos relacionales que se encuentran en forma de tablas (filas y columnas). Si prefiere utilizar archivos de Excel para organizar sus tareas de trabajo, entonces esta herramienta es probablemente la más adecuada para usted. Encontrará una interfaz algo similar a las filas y columnas que vemos en Excel con la capacidad de cambiar la vista para que sea de acuerdo con el sistema kanban, la galería o el programa de tareas, o puede diseñar su propia vista y guardarla para usarla en todos sus proyectos futuros.

Compartir opciones con otros miembros del equipo, comunicarse a través de discusiones grupales, enviar mensajes directos, cargar y compartir archivos de diferentes fuentes, programación, alertas y recordatorios, y muchos más requisitos de gestión de proyectos se encuentran en esta herramienta que puede usar en la versión gratuita con características limitadas o puede suscribirse a Más de una opción está disponible para adaptarse a cualquier tipo de proyecto pequeño o grande. Otras herramientas similares incluyen nTask, Hansoft y Notion.

3. Asana

Asana fue lanzada en 2008 por Dustin Moskovitz, quien fue cofundador de Facebook antes de irse y dirigirse a establecer esta herramienta debido a la necesidad de las empresas de tecnología de este tipo de herramienta para organizar su negocio de acuerdo a lo que vio en ese momento. Luego se dio cuenta rápidamente de que no solo las empresas de tecnología necesitan estas herramientas, sino que los equipos de otros campos e industrias también las necesitan. Y desde 2011, ha sido muy utilizado por proyectos y destinos en diferentes sectores.

A través de esta herramienta, los equipos de trabajo colectivo pueden crear un ambiente de trabajo completo y compartido entre ellos que reúne todo lo relacionado con el proyecto en el que están trabajando en un solo lugar, además de organizar las tareas y asignarlas a los responsables de las mismas, ambientación y programación. citas, discutir temas relacionados con diferentes tareas, enviar mensajes y adjuntar archivos. La herramienta está disponible para uso gratuito con funciones limitadas para equipos de 15 miembros o menos, sin que tenga que suscribirse a uno de los planes disponibles que ofrecen más funciones que no están disponibles en uso gratuito. Otras herramientas similares incluyen Workzone y Proofhub.

4. Wrick

Wrike nació hace unos 12 años y está diseñado para ayudar a los equipos a organizar sus esfuerzos administrativos y operativos para los proyectos en los que están trabajando. Hoy en día lo utilizan más de 18.000 proyectos y organizaciones, entre los que destacan Land Rover, Airbnb y Jaguar, y tiene más de 2 millones de usuarios. Su funcionamiento se basa en un sistema de carpetas, proyectos y tareas. Las carpetas son la interfaz principal que contiene proyectos y los proyectos constan de tareas. Asigne tareas a cualquier miembro del equipo, discuta cada tarea y proyecto, programe tareas, adjunte archivos y enlaces y administre todos los demás detalles relacionados con el proyecto.

Cada usuario dentro de los equipos de trabajo tiene su propio espacio donde recibe todas las alertas, recordatorios y mensajes directos de otros miembros. El usuario puede elegir el estilo de presentación que prefiera entre varios métodos disponibles dentro de la herramienta, como el estilo de tablas o listas, o según el cronograma de cada tarea y proyecto. La herramienta está disponible de forma gratuita con funciones limitadas para equipos de 5 personas o menos, o se puede utilizar con equipos más grandes en uno de los planes de pago disponibles y con más funciones. Otras herramientas similares incluyen: Hibox, Sendtask y Jira.

5. Flujo

Si buscas una herramienta sencilla con una interfaz fácil y organizada, y libre de cualquier tipo de complicaciones, Flow es una de las mejores opciones en las que puedes confiar para gestionar tu proyecto con el resto de miembros del equipo. Todas las tareas de planificación, ejecución, seguimiento, supervisión y discusión que pueden tener lugar en cualquier oficina comercial se pueden realizar con esta herramienta a modo de listas y tarjetas. Puede distribuir proyectos o secciones principales en forma de listas y tareas dentro de ellos en forma de tarjetas, y puede tener discusiones, compartir archivos, programar y agregar notas a cada tarjeta individualmente.

Además de las características principales disponibles en la mayoría de las herramientas de gestión de proyectos, esta herramienta tiene muchas otras características, por ejemplo, puede exportar un proyecto completo como un archivo PDF, Excel o HTML para obtener una copia del proyecto con todas las discusiones. , notas y tareas que se han completado. La herramienta también proporciona una opción de «membresía invitada» para que pueda agregar temporalmente a otras personas a los espacios de trabajo, si no están entre los miembros del equipo, y esto es útil si desea informar a un cliente sobre el progreso del proyecto, por ejemplo .

Esto se suma a muchas otras características disponibles en dos planes de pago básicos que contienen algunas características, y otro plan a un precio más alto que contiene todas las funciones y ventajas de la herramienta, y la herramienta no está disponible para uso gratuito excepto para una prueba. período para el plan básico. Otras herramientas similares incluyen Dude Solutions y Monday.

6. Scoro

Scoro se lanzó en 2013 como una de las soluciones de negocio que confían en los servicios de almacenamiento en la nube, reuniendo en un solo lugar todo lo relacionado con los procesos administrativos, operativos y funcionales de diversos proyectos, y facilitando los procesos de comunicación, seguimiento y supervisión de todos los miembros del equipo. Esta herramienta es más rica y completa en sus características y beneficios, además de lo que está disponible en la mayoría de las herramientas de administración de proyectos, contiene otras características relacionadas con los indicadores de crecimiento del proyecto, el presupuesto, el seguimiento de ventas, los gastos y el tiempo dedicado a cada tarea.

Con la posibilidad de personalizar según cada cliente del proyecto, e incluso otros asuntos relacionados con el cambio de monedas utilizadas entre cada cliente y otro, y el margen de beneficio, los encontrarás en los apartados designados dentro del panel de control. Se puede usar durante un período de prueba de hasta 14 días y luego requiere una suscripción mensual o anual de acuerdo con uno de los planes de pago disponibles. No tiene plan de uso gratuito. Otras herramientas similares incluyen Mavenlink y Basecamp.

7. Alternar plan

La herramienta de planificación Toggl es un producto secundario de la popular herramienta de seguimiento del tiempo Toggl, especializada en la gestión, seguimiento y registro del tiempo de trabajo en proyectos. Esto se suma a otras funciones como distribución y asignación de tareas, programación, uso compartido, discusión, recordatorios y alertas para diversas actualizaciones del proyecto. Así como la alta flexibilidad que permite la herramienta en la personalización de la vista de cada usuario de forma individual.

La herramienta ofrece un período de prueba para uso gratuito y familiarización con la herramienta, por lo que se puede utilizar de forma gratuita para equipos pequeños de 5 personas o menos. Para equipos grandes, puede elegir uno de los planes adecuados de los planes disponibles. Otras herramientas similares incluyen: GanttProjectt.

8. Paymo

Si estás trabajando como autónomo o solo en un proyecto, puedes usar Paymo de forma gratuita. En cuanto a equipos de dos personas o más, no pueden usar la versión gratuita, pero deben suscribirse a uno de los planes pagos. La herramienta permite administrar las tareas del proyecto de acuerdo con un sistema de listas y tarjetas, además de otras características como el seguimiento del tiempo de las tareas, compartir tarjetas, adjuntar archivos y discutir cada tarea individualmente.

Además, brinda la opción de documentar las tareas del trabajo en términos de etapas y tiempo de duración para cada tarea y etapa, y luego puede enviar esto en forma de informes y compartirlos con otros dentro o fuera del equipo de trabajo o con clientes para ejemplo. Esta herramienta se enfoca principalmente en la experiencia del usuario para hacerla más flexible y ágil en el ambiente de trabajo a través de las funciones y características disponibles que hacen que los equipos sean más interactivos entre sí y más enfocados en las tareas laborales. Otras herramientas similares incluyen Taiga y Freedcamp.

Con esto, hemos llegado a conocer las mejores herramientas de gestión de proyectos que son adecuadas para organizar el proceso administrativo de cualquiera de los grandes y pequeños proyectos con la participación del equipo de trabajo, para hacer más eficiente y eficaz el proceso administrativo, y facilitar las tareas relacionadas con la supervisión y seguimiento en las distintas etapas y tareas de la obra.A través de estas herramientas, se puede brindar un ambiente de trabajo que asegure los más altos estándares de eficiencia y eficacia en términos de comunicación e interacción entre los distintos integrantes de la mismo equipo.

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