Las herramientas de gestión de proyectos son una tarea compleja y requieren mucho esfuerzo y tiempo, especialmente si hay muchas personas trabajando en ellas en paralelo.

Se ha vuelto normal que las empresas de hoy, incluidas las pequeñas empresas, trabajen en muchos proyectos, planes y tareas al mismo tiempo. Esto puede convertir las tareas administrativas básicas, como las tareas de planificación y programación, y la colaboración y comunicación entre los miembros del equipo, en un desafío importante y aumenta el riesgo de fracaso del proyecto.

El siguiente cuadro muestra las razones más importantes del fracaso del proyecto:

Del gráfico anterior se desprende claramente que las razones más importantes del fracaso de los proyectos en orden son:

  1. mala comunicación
  2. Recursos de planificación insuficientes
  3. Horario poco realista
  4. Duplica los requisitos del proyecto
  5. Débil compromiso de los accionistas
  6. Falta de claridad sobre los criterios y objetivos del proyecto
  7. Presupuesto insuficiente
  8. Mala planificación y aversión al riesgo
  9. Ausencia de controles sobre los procesos de cambio

Atrás quedaron los días en los que se podía ejecutar un proyecto con un cuaderno, una lista de tareas pendientes y carteles en la pared.

Hoy en día, los gerentes de proyectos deben aprovechar la tecnología moderna en la gestión de proyectos, si quieren ser competitivos.

En este artículo, presentaremos las herramientas de gestión de proyectos, con las razones y beneficios más importantes de su uso.

¿Qué son las herramientas de gestión de proyectos?

La gestión de proyectos se refiere a los procesos de planificación, organización, programación y estimación de presupuestos de proyectos.

Cuando se trabaja en un proyecto específico, hay muchos elementos que administrar, que incluyen, entre otros:

  1. El plan general del proyecto. Indica el plan, los objetivos y los requisitos del proyecto. Es el vínculo o hoja de ruta que vincula las metas a alcanzar y el presupuesto y los recursos asignados para lograr esas metas.
  2. recursos. Incluye tres aspectos: recursos humanos, financiero y equipamiento. Se debe tener cuidado para asegurar que los recursos asignados al proyecto sean suficientes para completarlo antes del tiempo de entrega y con la calidad requerida.
  3. hora. Todas las tareas deben programarse (algunas pueden superponerse, otras deben realizarse en un cierto orden cronológico), deben establecerse los tiempos de inicio y entrega, y debe monitorearse el progreso del proyecto.

La gestión de estos elementos es un proceso complejo y puede llevar mucho tiempo al director, especialmente si el proyecto es grande y hay muchos empleados trabajando en él. Cada uno de ellos tiene sus propias competencias, responsabilidades y tareas que deben llevarse a cabo en paralelo, para lograr el objetivo final del proyecto.

Han surgido herramientas de gestión de proyectos para ayudar a los gerentes a gestionar los elementos de un proyecto. Su objetivo principal es ayudar al equipo a planificar el proyecto, garantizar un flujo de trabajo fluido y realizar un seguimiento del progreso de las tareas. Teniendo en cuenta los recursos destinados al proyecto y además, facilita y facilita la gestión de varios proyectos al mismo tiempo, y desde dentro de un mismo sistema.

Por qué debería utilizar herramientas de gestión de proyectos

Estas son 7 razones para utilizar herramientas de gestión de proyectos.

1. Ayudar en la planificación del proyecto

La planificación del proyecto es la primera etapa de la gestión del proyecto, y quizás la etapa más importante, porque cualquier debilidad o brecha en el plan puede abortar todo el proyecto.

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo a simplificar el proceso de planificación de proyectos y reducir el tiempo necesario para la planificación de proyectos. Por ejemplo, puede ayudarlo a distribuir y programar tareas, estimar un presupuesto, establecer metas y fechas límite y otros aspectos de la planificación.

2. Facilitar la cooperación y la coordinación

Es probable que su equipo esté trabajando en varios objetivos y tareas al mismo tiempo. Algunos pueden mejorar las ventas, otros desarrollan nuevos productos, otros están a cargo del marketing, otros escriben contenido para un blog y otras tareas. El equipo de trabajo se puede comparar con un equipo de fútbol, ​​cada jugador tiene sus tareas en el campo y un error de uno de los jugadores puede estropear los esfuerzos de los demás.

Uno de los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos es que ayudan a coordinar entre los trabajadores del proyecto, incluso si están trabajando desde diferentes ubicaciones y en diferentes momentos.

Estas son algunas de las características que brindan las herramientas de gestión de proyectos que pueden facilitar la colaboración y coordinación entre los miembros del equipo:

  • integraciónLas herramientas de gestión de proyectos evitan conflictos entre los empleados que trabajan en la misma tarea y completan el trabajo, como si lo hiciera una sola persona. Por ejemplo, las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudar a lidiar con la plataforma Git, enviar tareas desde y hacia Slack, y así.
  • Comunicación: La capacidad de comunicarte con tu equipo de trabajo y compañeros es uno de los añadidos que te ayudan a hacer todo lo relacionado con el trabajo en un solo lugar, ya que la herramienta I te permite abrir una conversación con un compañero de trabajo y discutir todo lo relacionado con las tareas. trabaja sin necesidad de moverse entre aplicaciones y perder tiempo.
  • definir las prioridades: No todas las tareas son iguales, algunas son más importantes y más peligrosas, y algunas están relacionadas con otras tareas, y solo se pueden iniciar después de completar esas tareas. Las herramientas de gestión de proyectos lo ayudan a establecer prioridades y aclararlas a los miembros del equipo.

Las herramientas de gestión de proyectos le permitirán delegar tareas a los empleados y facilitarán que los empleados obtengan respuestas a sus preguntas. No tendrán que acudir cada vez que tengan un problema con el director del equipo. Incluso pueden poner sus preguntas en una tarjeta especial, y esto ahorrará mucho tiempo tanto para el gerente del equipo como para el personal. Cada empleado también tendrá acceso a la información que necesita sobre las responsabilidades de su equipo, las tareas a completar, los tiempos de inicio y entrega, y podrá hacer y compartir sus sugerencias de trabajo con sus colegas. Esto acercará a los miembros del equipo y fortalecerá la colaboración y la coordinación.

3. Fortalecimiento de la comunicación entre los miembros del equipo

Uno de los beneficios más importantes de las herramientas de gestión de proyectos es facilitar la comunicación entre los miembros del equipo a través de correspondencia y notificaciones. Cualquier empleado puede comentar sobre cualquiera de las tareas del proyecto directamente, y los supervisores y trabajadores de esa tarea la verán de inmediato, para que puedan responder y comentar sobre ella.

Los miembros del equipo también pueden adjuntar fácilmente archivos o fotos a mensajes y comentarios. Lo mejor de todo es que puede volver atrás y eliminar o editar cualquier comentario anterior si necesita agregar información o un archivo. Esto no es posible en otros medios de comunicación, como mensajes de voz y correos electrónicos, ya que una vez enviado el mensaje, no se puede deshacer.

4. Un centro para archivos y documentos

Una característica útil de las herramientas de gestión de proyectos como Ana es que admite el almacenamiento y la organización de archivos y documentos. Esto es muy importante, porque la mayoría de los proyectos actuales utilizan una gran cantidad de archivos y documentos, que deben ser compartidos y modificados constante y simultáneamente.

Las herramientas de administración de proyectos le permitirán a usted y a sus empleados compartir archivos fácilmente, y muchas ofrecen la capacidad de administrar los derechos de acceso, para que pueda decidir quién puede ver esos archivos.

Las herramientas de gestión de proyectos hacen que compartir y compartir archivos sea muy fácil, sin tener que enviar docenas de correos electrónicos con archivos para compartir.

5. Seguimiento de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso de cada tarea del proyecto. Los empleados pueden proporcionar actualizaciones instantáneas sobre lo que han logrado, y esto lo ayudará a administrar el tiempo de manera efectiva y lo ayudará a estimar el tiempo necesario para terminar el proyecto actual, así como los proyectos futuros, y esto reducirá el tiempo perdido y los plazos incumplidos. que suelen ser una prioridad para los clientes.

6. Establecer transparencia y claridad

Uno de los beneficios más importantes de las herramientas de gestión de proyectos es que hacen que todos los aspectos del negocio sean claros, transparentes y abiertos a todos. Cualquiera puede ver planes, ideas, comentarios y sugerencias directamente.

Si un miembro del equipo está ausente de una reunión; La mayor parte de la información básica permanecerá allí para que él la vea y conozca el progreso del proyecto hasta que se una al equipo.

Una de las consecuencias de la transparencia y claridad que establecen las herramientas de gestión de proyectos es que establece el principio de rendición de cuentas. Pues cada miembro del equipo conocerá las tareas que le han sido asignadas a él, ya los demás, y las fechas de entrega. Donde todos puedan conocer el avance de cada tarea, y quién es el responsable de la misma. Por lo tanto, todos verán cualquier retraso o inacción.

7. Ahorre dinero

Las herramientas de gestión de proyectos proporcionan una plataforma única para organizar tareas, comunicar y compartir archivos, y colaborar y coordinar entre los miembros del equipo. Además de realizar un seguimiento del progreso de cada etapa del proyecto, esto no solo le permitirá ahorrar tiempo, sino también dinero. El tiempo que usted y los miembros de su equipo han estado perdiendo se puede utilizar para entregar otros proyectos … mejorando así la productividad y el rendimiento del equipo. Esto se traducirá en ingresos financieros adicionales.

Estas fueron algunas de las principales razones y beneficios de confiar en las herramientas de gestión de proyectos. Vivimos en una era de velocidad y tecnología, y cualquier empresa que no aproveche las tecnologías disponibles en la actualidad y las integre en su flujo de trabajo; No podrás competir a largo plazo.

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ayudarlo a mejorar el flujo de trabajo, facilitar la coordinación y la colaboración entre los miembros de su equipo, y esto conducirá a una mayor productividad y desempeño, mayores ganancias de la empresa y una posición competitiva más sólida. ¿Entonces, Qué esperas? Empiece a utilizar estas herramientas ahora y haga que su equipo sea más eficiente y eficaz.

Entradas similares

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *